Automatiseringen
Bespaar tijd en geld door je technische processen te automatiseren en optimaliseren. Door de juiste tools in te zetten en deze aan elkaar te koppelen, ben je minder tijd kwijt aan handmatige en repetitieve handelingen. Denk aan betaalsystemen, boekhoudprogramma’s, CRM systemen, maar ook meer geavanceerde koppelingen met meerdere acties tussen verschillende programma’s, documenten, etc.
Voorbeeld automatisering
Bij automatiseringen wordt er vaak gedacht aan een ‘eenvoudige’ koppeling tussen betaalsysteem en boekhoudprogramma. Of tussen website en e-mailmarketing software. Echter is er veel meer mogelijk dan dat en om je hier een beetje beeld bij te geven, heb ik hieronder een van mijn eigen automatiseringen toegelicht.
Op de pagina van mijn onderhoudsplan vind je een formulier om een offerte aan te vragen. Wie interesse heeft kan deze invullen.
Na het inzenden van het formulier ontvang je een mail met bijlage (uitleg onderhoud). En daarnaast ontvang ik een mail met de aanvraag.
Er vind een controle plaats of gegevens X en X matchen met een bestaand contact in mijn boekhoudprogramma.
Bestaat het contact nog niet in mijn boekhoudprogramma. Dan wordt er een nieuwe contact aangemaakt met de ingevulde gegevens van het formulier.
Bestaat het contact al wel in mijn boekhoudprogramma. Of, is het contact zojuist aangemaakt. Dan wordt er een offerte aangemaakt, gekoppeld aan het betreffende contact.
Op dit punt worden de klantgegevens automatisch ingevuld met het gewenst aantal onderhoudsplannen, domeinnamen, etc. in mijn klantensysteem.
De offerte wordt niet automatisch verstuurd, want dit is een punt waar een stukje eigen controle wel noodzakelijk is. Op dit punt controleer ik de offerte en vul aan waar nodig en verstuur deze.
Hier stopt de automatisering. Voorgaande handelingen zijn allemaal automatisch uitgevoerd. Het enige wat ik nog hoef te doen is de offerte controleren en versturen.
