Mijn zoektocht naar een geschikt CRM-systeem
Ik was al bijna een jaar lang op zoek naar een geschikt CRM systeem voor mijn bedrijf. En met mij nog vele andere technische collega’s. In de praktijk bleek het helaas nog best lastig om iets te vinden wat enigszins aan onze wensen voldeed. Toch bleef de behoefte voor een CRM-oplossing bestaan en ben ik het afgelopen jaar druk geweest met het testen van verschillende systemen. Daar kwam ook de vraag uit voort van mijn technische collega’s of ik mijn bevindingen niet met hun kon delen. Dat leek mij een goed plan, maar dan kan ik het ook net zo goed hier delen, zodat ook andere collega-ondernemers mee kunnen lezen en er wellicht iets zinvols voor zichzelf uit kunnen halen.
Disclaimer; dit artikel bevat mijn persoonlijk ervaring / mening. Het kan zijn dat je andere ervaringen hebt met een systeem. Voel je vrij om een reactie achter te laten onder dit artikel met jouw ervaring. Zo helpen we elkaar verder in de zoektocht naar een geschikt CRM-systeem.
SalesForce
SalesForce ken ik een klein beetje van mijn loondienst baan, ruim 4 jaar geleden. Een behoorlijk complex systeem, maar het bied ook vele mogelijkheden. SalesForce belde mij een dag later al om een afspraak in te plannen voor een demo. Diezelfde dag had ik nog een videocall met een sales medewerker. Hieronder mijn bevindingen:
+ Pros
- Nemen snel persoonlijk contact op;
- Eerlijk advies over wat wel of niet mogelijk is;
- Gigantisch veel opties, bijna eindeloos;
- Al vanaf €25,- per gebruiker per maand;
– Cons
- Zeer complex door de vele mogelijkheden;
- API enkel toegankelijk bij duurdere pakketten;
- Geen projectmanagement opties, volledig sales gericht;
Cirqll
Ik kwam Cirqll per toeval tegen toen ik in een Facebook groep met 70K ondernemers even een zoekopdracht deed naar CRM-systemen. Na enkele zoekopdrachten op ‘Cirqll’ kwam ik enkele veelbelovende verhalen tegen. Ik bezocht hun website en vroeg een 10-daagse trial aan, hun systeem bleek net zo clean als hun website en daar werd ik uiteraard erg blij van. Na een leuk gesprek met een van de medewerkers waren ook al mijn vragen beantwoord. Hieronder mijn bevindingen:
+ Pros
- Heel clean / overzichtelijk systeem;
- Snel persoonlijk contact en eerlijk advies;
- Van Nederlandse bodem en opslag in Nederlandse data-center;
- Projectmanagement door middel van taken, mails en notities per klant;
- Al vanaf €18,- per gebruiker per maand;
– Cons
- Geen integraties met andere systemen, gesloten API (komt binnenkort verandering in);
- Weinig personalisatie van het systeem mogelijk in verhouding tot andere systemen;
EspoCRM
Ik houd ervan om te automatiseren binnen mijn bedrijf, dus het is voor mij wel belangrijk dat ik de verschillende tools aan elkaar kan knopen. Via een van mijn tools kwam ik erachter dat zij een integratie hebben met EspoCRM, een systeem waar ik niet eerder van gehoord had en je via Google ook niet direct tegenkomt. Dat was natuurlijk wel even de moeite waard om te testen, hieronder mijn bevindingen:
+ Pros
- Self-hosted en open-source;
- Zeer eenvoudige installatie;
- CRM, projectmanagement en kennisbank in één;
- Gratis, je betaald enkel de kosten voor je hosting;
– Cons
- Na installatie blijkt dat bepaalde features geen onderdeel zijn van de gratis installatie. En de add-ons zijn behoorlijk aan de prijs;
- Je moet zelf zorgen voor een goede beveiliging;
Pipedrive
Van Pipedrive heb ik een aantal maanden geleden al eens een trial aangevraagd. Het systeem voldoet aardig aan mijn wensen, maar er waren enkele nadelen waardoor ik niet voldoende overtuigd was. En die hadden met name met vertrouwen te maken. Wanneer je de proefperiode af wilt sluiten en over wilt gaan op een betaalde versie – want ja ook dat proces heb ik even getest – dan wordt je vertrouwen als klant toch een beetje geschaad… In plaats van de te vragen welk abonnement je wilt, gaan ze ervan uit dat je de versie van de proefperiode over wilt nemen. Wat inhoud dat je ineens een héél duur pakket + add-ons hebt, maar dat zie je alleen in de kleine lettertjes onder in beeld… Let daar dus op als je toch besluit om voor Pipedrive te gaan.
+ Pros
- Projectmanagement en CRM in één;
- Veel personalisatie mogelijk;
- Bieden veel integraties met andere systemen;
– Cons
- Zijn niet helemaal transparant met prijzen, je zit snel ergens aan vast;
- In de basis redelijk betaalbaar, maar dat kan snel oplopen;
PerfectView / TribeCRM
Van TribeCRM heb ik ooit eerder een trial periode gedaan, maar omdat deze vrij prijzig is – mede doordat het vanaf 2 gebruikers gaat – had ik deze niet meer verder bekeken. Tijdens mijn zoektocht kwam ik uit bij PerfectView, wat de leverancier van TribeCRM blijkt te zijn. Na een aanvraag voor een trial periode bij PerfectView kreeg ik een welkomstmail met daarin de boodschap dat PerfectView hun oudere CRM oplossing is en TribeCRM wellicht ook interessant zou zijn. Enfin; ik heb ze beide maar opnieuw getest, onderstaand mijn bevindingen:
+ Pros
- CRM en projectmanagement in één;
- TribeCRM is meer doorontwikkeld dan PerfectView;
- TribeCRM biedt integraties met bekende systemen;
- Software van Nederlandse bodem;
– Cons
- Vanaf €50,- per maand en dan heb je nog niet de functies die – in ieder geval ik – zou willen hebben;
- Je moet verplicht een abonnement voor 2 gebruikers afnemen. Ook als je eerst zelf even wilt opstarten met je systeem;
- De interface van PerfectView is behoorlijk verouderd en complex;
Mijn keuze
Bovenstaande omvat niet alle tools die ik heb getest, maar wel het grootste deel daarvan. Uiteindelijk is in augustus 2024 mijn zoektocht gestrand bij Cirqll. Zoals je wellicht al een beetje kunt lezen, ben ik erg enthousiast over hun systeem. De demo zag er goed uit en er was vrijwel direct persoonlijk contact. Ik had een hoop vragen en die werden allemaal uitgebreid beantwoord en zo nodig nog nagevraagd. Ook had ik vrij snel al meerdere online meetings met medewerkers van Cirqll om mijn wensen te bespreken en om mee te denken over de plannen die ze op de plank hadden liggen. Kortom; naast dat het een heel fijn systeem is, luisteren ze ook nog eens goed naar de wensen van hun klanten.
Inmiddels (januari 2025) werk ik al een aantal maanden met Cirqll. In deze periode zijn er weer een hoop leuke verbeteringen en functionaliteiten bij gekomen, maar allemaal nog altijd in het minimalistische kader. Ik ben zeer tevreden over het systeem en kan hem na enkele maanden gebruik dan ook écht van harte aanbevelen aan collega-ondernemers.
